Bagian bagian dari mail merger ms office

a)      Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Dokumen" yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.

b)      Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta informasiinformasi penting lainnya.

c)      Envelopes, berfungsi untuk membuat dan mencetak amplop

d)      Labels, berfungsi untuk membuat dan mencetak label. Disini bisa menggunakan bentuk dan style yang diinginkan.

e)      Start Mail Merge, berfungsi untuk memulai menggunakan Mail Merge untuk membuat bentuk surat yang diperlukan dengan tujuan atau penerima yang banyak.

f)       Select Resipient, berfungsi untuk memilih daftar orang-orang atau nama-nama yang diperlukan untuk dikirimi surat.

g)      Edit Recipient List, berfungsi untuk mengubah daftar penerima dan memutuskan untuk memilih mereka yang akan dimasukkan ke dalam surat

h)      Highlight Merge Fields, berfungsi untuk memasukkan field pokok pada dokumen master

i)        Address Block, berfungsi untuk menambahkan alamat ke surat di dokumen master. Kamu menentukan format dan tempat, dan kata yang dapat menggantinya dengan alamat nyata dari daftar penerima yang telah di buat ketika kamu selesai menggunakan mail merge.

j)        Greeting line, berfungsi untuk menambahkan baris salam di surat seperti dear <<first name>> .

k)      Insert Merge Field, berfungsi untuk menambahkan setiap field dari daftar penerima yang sudah di buat ke dokumen, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, judul, dan lain-lainnya.

l)        Rules, berfungsi untuk menentukan peraturan untuk menambahkan keputusan-membuat kecakapan ke mail merge.

m)   Match Field, untuk mengganti kata-kata yang ada dalam match field dengan kata-kata yang ada pada daftar match Field.

n)      Preview Results, untuk melihat hasil dari mail merge yaitu daftar penerima yang sudah dibuat sebelumnya.

o)      Next Record, untuk menampilkan field berikutnya

p)      Previous Record, untuk menampilkan Field sebelumnya.

q)      First Record, untuk menampilkan Field pertama.

r)       Last Record, untuk menampilkan Field terakhir.

s)       Finish & Merge, untuk membuat salinan dokumen jika seluruh mail merge sudah lengkap. Kita dapat menyalin satu per satu surat, semuanya, atau dikirim via email.